Schůzky

Plánování schůzek v systému InChange je efektivní způsob, jak organizovat komunikaci ve firmě. Prostřednictvím webového rozhraní můžete oslovovat více účastníků a udržovat přehled o tom, kdo žádost o účast na schůzce akceptoval nebo neakceptoval a případně proč.

Vytvoření schůzky

Schůzka je z hlediska systému jen speciální případ události. Vytvoříte ji tedy stejně jako běžnou událost tlačítkem Přidat, které je v ovládací liště sekce Kalendáře. Nastavení základních detailů, připomínek i opakování pro schůzku funguje rovněž stejně jako u běžné události. Více informací najdete v kapitole Události. Aby se z události stala schůzka, je třeba vyplnit údaje ve stejnojmenné záložce Schůzka, viz následující popis.

Zadavatel schůzky je vždy jejím organizátorem. Dalšího účastníka schůzky přidáte tlačítkem Přidat. Jako první účastník se automaticky přidá organizátor. Další účastníky přidávejte zadáním jejich uživatelského jména (e-mailové adresy). Kliknutím na ikonu knihy můžete otevřít seznam kontaktů a přidávat je přímo zaškrtávacími políčky.

Ke každému účastníkovi můžete nastavit ještě tři další údaje. Jeho funkce udává, z jaké pozice se bude schůzky účastnit. Pole poslat zprávu říká, zda bude účastník dostávat upozornění o změnách, které se schůzky týkají. Poslední položka odpověď udává, v jakém vztahu je daný člověk ke schůzce, pokud jde o jeho účast. Přednastavená hodnota je potřebná akce, což znamená, že mu přijde oznámení o konané schůzce, a on sám svou účast buď potvrdí, předběžně potvrdí nebo zamítne. Viz popis níže.

Poznámka

Z pohledu organizátora schůzky se může zdát nepraktické, aby účastníkům předvyplňoval, že se schůzky nezúčastní, zakazoval jim posílat aktualizace nebo předem potvrzoval jejich účast. Tyto možnosti jsou zde pro případy, že mezi účastníky je například nějaký externista, který nemá účet v systému a komunikuje s organizátorem přímo. Aby měl organizátor jako vlastník schůzky přehled, může do systému zadat údaje týkající se externistů sám. Jindy může vhodné vložit někoho jako účastníka jen z toho důvodu, aby byl o konající se schůzce informován.

Pokud chcete některého účastníka ze seznamu odstranit, vyberte ho kliknutím a klikněte na tlačítko Smazat.

Obrázek 5.14. Vytvoření schůzky – možnosti nastavení

Vytvoření schůzky – možnosti nastavení

Po kliknutí na tlačítko Uložit se schůzka uloží do kalendáře organizátora, který je specifikován v záložce Událost. Následně se všem účastníkům kromě organizátora rozešlou e-mailové zprávy s popisem schůzky, ve kterým je také ovládací lišta umožňující na žádost o schůzku reagovat.

Účast na schůzce

Obrázek 5.15. E-mailová zpráva s popisem události a ovládací lištou

E-mailová zpráva s popisem události a ovládací lištou

Pokud někdo založí schůzku a rozešle o ní návrh ostatním, každému účastníkovi přijde zpráva do schránky elektronické pošty. Přímo z e-mailové zprávy můžete na žádost o schůzku reagovat zvolením některé z následujících možností:

  • přijmout – schůzku můžete uložit do zvoleného kalendáře a máte možnost odeslat organizátorovi aktualizaci,

  • nezávazně – schůzku můžete uložit do zvoleného kalendáře a máte možnost odeslat organizátorovi aktualizaci, aby se vaše rozhodnutí objevilo v jeho kalendáři,

  • odmítnout – schůzka se do kalendáře neuloží, následně máte možnost odeslat organizátorovi aktualizaci spolu s vysvětlením, aby se vaše rozhodnutí objevilo alespoň v jeho kalendáři,

  • navrhnout jiný čas – schůzka se do kalendáře neuloží, následně můžete organizátorovi poslat návrh na jiný začátek a konec schůzky spolu s komentářem,

  • kalendář – přepne pohled do kalendáře.